Trả lời cuộc gọi

Khi trả lời một cuộc điện thoại liên quan đến công việc, bắt đầu bằng việc giới thiệu bản thân hoặc nếu người gọi không thể giới thiệu rõ ràng bản thân họ là ai chúng ra có thể xác định những thông tin liên quan đến họ bằng những cụm sau:

Formal

• Hello / Good Morning / Good Afternoon / This is ___ speaking / Could I speak to ___ please?/ I would like to speak to ___ / I’m trying to contact ___

Chào /  Chào buổi sáng /  Chào buổi chiều/ __đang nghe máy /  Tôi có thể nói chuyện với __ được không/ Tôi muốn nói chuyện với___/ Tôi đang cố gắng liên lạc với___

Informal

• Hello / Hi, it’s ___ here / I am trying to get in touch with ___ / Is ___ there please?

Xin chào / chào / Tôi đang cố liên lạc với___

Nhận cuộc gọi

Khi bạn nhận được một cuộc gọi, những cấu trúc dưới đây là cần thiết bởi vì đôi khi người gọi không tự thể trả lời những câu hỏi này hoặc bạn đang trả lời điện thoại tại văn phòng

Formal

• Hello, this is ___ speaking / ___ speaking, how may I help you?

Xin chào, đây là __ đang nghe máy, tôi có thể giúp bạn bằng cách nào?

• Company ABC, this is ….  How may I help you? –

Công ty ABC, tôi là… Tôi có thể  giúp gì cho bạn?

• Good morning/afternoon, Company ABC.  How may I help you?

Xin chào, Công ty ABC. Tôi có thể giúp gì cho bạn?

• Purchasing department, Frank speaking.   

Phòng mua hàng xin nghe, tôi là Frank.

Informal

• Hello, John’s phone.

Xin chào, đây là máy của John.

Khi bạn là người gọi điện. Nếu không kết nối được với người cần gặp

• Can I leave a message for him/her?

Tôi có thể để lại lời nhắn được không?

• Could you tell him/her that I called, please?

Bạn có thể nhắn anh ấy/ cô ấy là tôi gọi được không?

• Could you ask him/her to call me back, please?

Bạn có thể nói anh ấy/ cô ấy gọi lại cho tôi được không?

• Okay, thanks.  I’ll call back later.

Cám ơn bạn. Tôi sẽ gọi lại sau

Cung cấp nhiều thông tin hơn cho người phía bên kia đầu dây

Trường hợp này có thể được sử dụng trong tình huống giao tiếp trong công việc là chính nhưng đôi khi cũng cũng khá hữu ích trong giao tiếp thông dụng. Việc bạn nói rõ bạn đang gọi từ đâu khá hữu ích cho đoạn hội thoại

Formal

• I am calling from ___ / I’m calling on behalf of ___

Tôi gọi điện từ….

Informal

• I’m in the post office at the moment, and I just needed ___

Hiện giờ tôi đang ở bưu điện, tôi muốn…..

Yêu cầu thêm thông tin từ phía người gọi

Nếu bạn mong muốn xác định người đang đối thoại với mình như nhưng chỉ có thông tin về số điện thoại mà không biết tên tuổi hay địa chỉ người gọi, bạn có thể sử dụng một vài cấu trúc sau

Formal

• May I have your name please?

Tôi có thể biết tên của bạn được không?

• Who am I speaking with?

Tôi có thể biết tôi đang nói chuyện với ai được không?

• May I ask who’s calling?

Có thể vui lòng cho tôi biết tên bạn không?

Informal

• Who’s calling please?/ Who’s speaking? / Who is it? / Whom am I speaking to?

Ai đang gọi thế? / Ai đang nói vậy? / Ai đó? / Tôi đang nói chuyện với ai vậy?

Trả lời yêu cầu của người gọi

• Sure, let me check on that

Chắc chắn rồi, để tôi kiểm tra.

• Sure, one moment please

Chắc chắn rồi, xin vui lòng đợi.

Khi yêu cầu ai đó giữ máy (Asking someone to wait on the line)

• Can I put you on hold for a minute?

Bạn có thể giữ máy một lát không?

• Do you mind holding while I check on that

Phiền bạn giữ máy để tôi kiểm tra.

Đưa ra lời xin lỗi khi không đáp ứng được yêu cầu người gọi

Formal

• I’m afraid the line is busy at the moment

Tôi e rằng hiện tại đường dây đang bận

• That line is engaged at the moment, could you call back later please?

Đường dây hiện tại đang bận, bạn có thể gọi lại sau được không?

• I’m afraid ___’s busy at the moment, can I take a message?  

Tôi sợ rằng anh ta/ cô ta đang bận vào lúc này, bạn có thể để lại lời nhắn không?

• I’m sorry, he’s out of the office today

Tôi xin lỗi, anh ta không ở văn phòng ngày hôm nay.

• You may have dialled the wrong number

Bạn đã gọi nhầm số.

• I’m afraid there’s no one here by that name

Tôi e rằng không ai ở đây có tên như bạn cần tìm.

Informal

• ‘Sorry, ___’s not here’ / ‘___ is out at the moment’

Xin lỗi, cô ta / anh ta không ở đây / Cô ta / anh ta vừa mới ra ngoài rồi

Trường hợp đường truyền không ổn định

Formal

• I think we have a bad connection.  Can I call you back?

Tôi nghĩ là đường truyền có vấn đề. Tôi có thể gọi lại được không?

• I’m afraid I can’t hear you very well’ / ‘Would you mind speaking up a bit please?’ / I’m afraid my English isn’t very good, could you speak slowly please?’ / ‘Could you repeat that please?’

Tôi e rằng tôi không thể nghe bạn rõ lắm/ Bạn có thể nói to hơn được không/ Tôi e rằng vốn tiếng Anh của tôi không được tốt bạn có thể nói chậm lại được không?/ Bạn có thể lặp lại được không

• I’m sorry, we have a bad connection.  Could you speak a little louder, please?

Tôi xin lỗi, đường truyền không được rõ. Bạn có thể nói lớn hơn một chút được không?

Informal

• Sorry, I didn’t catch that’ / ‘Say that again please?’ / I can’t hear you very well’ / ‘Sorry, this line is quite bad’

Xin lỗi tôi không nghe rõ/ Bạn có thể nói lại được không/ Tôi không thể nghe rõ lắm/ Xin lỗi đường truyền đang khá tệ.

Ghi lại lời nhắn

• He’s/she’s not available at the moment.  Would you like to leave a message?

Anh ấy/ Cô ấy không có ở đây. Bạn có muốn để lại lời nhắn không?

• He’s/she’s out of the office right now.  Can I take a message?

Anh ấy/ Cô ấy đang ở ngoài. Tôi có thể ghi lại lời nhắn của bạn không?

Kết thúc cuộc gọi

Formal

• Is there anything else I can help you with?……Okay, thanks for calling.

 Tôi có thể giúp bạn chuyện gì nữa không? … Cám ơn bạn đã gọi.

• Thank you very much.  Have a good day.

Cám ơn bạn rất nhiều. Chúc bạn ngày làm việc vui vẻ.

• Thanks for your help.

Cám ơn bạn đã giúp đỡ

Informal

• Bye! / Talk soon / Speak to you again soon

Chào/ Gặp lại sớm nhé….

Một số cụm từ hay dùng

1. hold on: Đợi máy( mang nghĩa trang trọng)

• ‘Could you hold on a moment please?’

Bạn có thể giữ máy một chút không?

2. hang on: Đợi máy(mang nghĩa thông dụng)

• ‘Could you hang on a moment please?’

Bạn có thể đợi một chút không?

3. put (a call) through: nối máy

• ‘I’m just going to put you through now.’

Tôi sẽ nối máy qua cho bạn ngay bây giờ.

4. get through: Kết nối với ai đó qua điện thoại

• ‘I can’t get through to his line at the moment, could you call back later please?’

Tôi không thể nối máy ngay bây giờ, bạn có thể gọi lại sau được không?

5. call back : gọi lại

• ‘I’ll ask him to call you back, when he gets home.’

Tôi sẽ nói anh ta gọi lại cho bạn khi anh ta về nhà.

6. pick up : nhấc máy

• ‘No one is picking up, maybe they’re not at home.’

Không ai nghe máy cả, có thể họ không ở nhà.

7. get off (the phone): dập máy

• ‘When he gets off the other phone, I’ll pass on your message.’

Khi nào anh ấy nói chuyện điện thoại xong, tôi sẽ nói lại cho anh ấy lời nhắn của bạn.

8. get back to (someone): quay trở lai (một đoạn hội thoại với 1 người)

• ‘When do you think she’ll be able to get back to me?’

Bạn nghĩ khi nào cô ấy có thể gọi lại cho tôi?

9. cut off : gián đoạn

• ‘I think we got cut off, I can’t hear her anymore.’

Tôi nghĩ chúng ta đã mất kết nối, tôi không thể nghe thêm được gì.

10. speak up: nói to hơn

• ‘I’m afraid I can’t hear you very well, could you speak up a little please?’

Tôi e rằng tôi không thể nghe rõ bạn nói lắm, bạn có thể nói to lên một chút được không?